Журнал регистрации внутренней документации является важным инструментом для организации учета и контроля документов в организации. Количество страниц в таком журнале может варьироваться в зависимости от размеров и потребностей организации, однако, как правило, рекомендуется иметь достаточное количество страниц для удобного ведения записей.
Журнал регистрации исходящих документов
Журнал регистрации исходящих документов включает в себя следующие основные элементы:
1. Номер и дата документа
Каждый исходящий документ должен быть пронумерован и иметь дату составления. Номер документа и дата помогают в учете и контроле за исходящей документацией.
2. Краткое содержание документа
В журнале регистрации исходящих документов необходимо указать краткое содержание каждого отправленного документа. Это помогает быстро ориентироваться в информации и облегчает поиск нужного документа в будущем.
3. Получатель и адресат
Каждый отправленный документ должен быть адресован конкретному получателю. В журнале регистрации исходящих документов следует указать информацию о получателе и его контактные данные. Это помогает не только контролировать передачу документов, но и существенно экономит время при последующей связи с получателем.
4. Способ доставки и дата отправки
Для каждого исходящего документа следует указать способ его доставки и дату его отправки. Это позволяет контролировать время передачи документов и оптимизировать процесс работы с партнерами или клиентами.
5. Примечания и комментарии
В журнале регистрации исходящих документов можно вносить примечания или комментарии, которые могут быть полезны при последующей работе с документами или в случаях возникновения спорных ситуаций.
Ведение журнала регистрации исходящих документов позволяет организации иметь полный контроль и более эффективно управлять его документацией. Он является необходимым инструментом для контроля циркуляции информации и своевременной передачи документов. Заполнять журнал следует так, чтобы он был понятен и информативен для всех сотрудников, имеющих доступ к нему.
Журнал регистрации контрактов (трудовых договоров)
Журнал регистрации контрактов (трудовых договоров) содержит следующие обязательные поля:
- № п/п (порядковый номер контракта);
- Дата заключения (дата подписания контракта);
- Стороны контракта (полные наименования организаций или ФИО работника и организации);
- Реквизиты контракта (наименование, номер, дата);
- Срок действия контракта (начальная и конечная дата);
- Занимаемая должность работника и его данные (ФИО, ИНН, паспортные данные);
- Перечень обязанностей и прав работника;
- Условия труда (оплата, рабочий график и другие условия);
- Подписи сторон (выражение согласия по всему содержанию контракта).
Пример страницы журнала регистрации контрактов (трудовых договоров)
| № п/п | Дата заключения | Стороны контракта | Реквизиты контракта | Срок действия контракта | Занимаемая должность и данные работника | Перечень обязанностей и прав работника | Условия труда | Подписи сторон |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.01.2022 | ООО «Альфа» и Иванов Иван Иванович | Договор №123 от 01.01.2022 | 01.01.2022 — 31.12.2022 | Менеджер по продажам, ФИО: Иванов Иван Иванович,ИНН: 1234567890, паспорт: 1234 567890 | — Увеличение объемов продаж;
— Ведение клиентской базы данных;  | — Оклад: 50 000 руб.;
— График работы: понедельник-пятница с 9:00 до 18:00; — Бонусы за достижение плановых показателей. |
Подпись работника: ______________Подпись работодателя: ______________ |
| 2 | 15.02.2022 | ООО «Бета» и Петров Петр Петрович | Договор №456 от 15.02.2022 | 15.02.2022 — 14.02.2023 | Бухгалтер, ФИО: Петров Петр Петрович,ИНН: 0987654321, паспорт: 9876 543210 | — Подготовка финансовой отчетности;
— Учет и анализ хозяйственных операций;  — Составление налоговой отчетности; |
— Оклад: 60 000 руб.;
— График работы: понедельник-пятница с 9:00 до 18:00; — Дополнительные отпуска по результатам работы. |
Подпись работника: ______________Подпись работодателя: ______________ |
Журнал регистрации контрактов (трудовых договоров) должен быть надлежащим образом оформлен, пронумерован и иметь каждую страницу подписанной ответственным лицом. Контроль за подлинностью и актуальностью записей ведется руководством организации.
Журнал регистрации контрактов (трудовых договоров) является важным документом при проверках со стороны инспекций труда и других контролирующих органов. Учет контрактов позволяет контролировать правильность и своевременность их заключения, а также вовремя предпринять необходимые меры по их исполнению или расторжению.